Kolejní administrativa


Kolejní administrativa představuje soubor aplikací určených ke sběru žádostí studentů a přijatých uchazečů o ubytování na kolejích, vyhodnocení žádostí a udělení kolejí. Výstupem jsou seznamy ubytovaných studentů pro systém používaný správou kolejí.

Přístup k aplikacím kolejní administrativy

Studentům a přijatým uchazečům jsou automaticky přístupné aplikace pro podávání žádostí a sledování jejich stavu. Pracovníci, kteří se zabývají rozdělováním ubytovacích kapacit – správci administrativy kolejí, mají přidělena oprávnění, která umožňují nastavení kritérií, správu potřebných číselníků, rozdělení ubytovacích míst apod. Jsou to oprávnění:

Harmonogram udělování kolejí

V následujícím textu jsou uvedeny jednotlivé kroky, které je nutné učinit k úspěšnému spuštění žádostí o ubytování, jejich vyhodnocení a rozdělení studentů na konkrétní koleje.

  1. Nejprve je nutné sestavit číselník ubytovacích zařízení v aplikaci Evidence kolejí.

  2. Pokud se budou vyhodnocovat nějaké zvláštní důvody upřednostňující některé studenty při udělování kolejí (držitelé průkazu ZTP, studium v doktorském studijním programu atd.), je nutné je evidovat v aplikaci Evidence zvláštních důvodů.

  3. Dalším důležitým krokem je založení skupin rozhodování o kolejích, přidělení kapacity kolejím a definování kritérií pro udělení kolejí každé skupině. To vše v aplikaci Evidence skupin rozhodování o kolejích. Pokud nejsou založeny skupiny a skupinám nebudou určeny fakulty a konkrétní koleje, studenti nemohou podávat žádosti o ubytování na kolejích. Způsob přidělení bodů pro vyhodnocení žádostí je možné nastavit také přes aplikaci Zadávání typů bodů.

    Kritéria musejí být připravena ještě před spuštěním aplikace pro podávání žádostí o ubytování.
  4. Pro vpuštění studentů do aplikace pro sběr žádostí o ubytování je nutné nastavit milník harmonogramu Podávání žádostí o konkrétní koleje. Milník se nastavuje celouniverzitně.

  5. Nyní mohou studenti v aplikaci Žádost o koleje podávat žádosti o ubytování na kolejích.

  6. Po ukončení sběru žádostí je nutné pro každou žádost vygenerovat vstupní proměnné zvoleného algoritmu pro vyhodnocování žádostí. Pro jednotlivé skupiny se hromadně provádí v aplikaci Generování vstupních proměnných nebo individuálně pro jednotlivé studenty v aplikaci Individuální manipulace s žádostmi o koleje. Studentům jsou automaticky přiděleny body odpovídající zvolenému algoritmu.

  7. Nyní je možné přistoupit k udělování kolejí. Podle přidělených bodů v předchozím kroku je sestaven pořadník a podle něj je studentům v aplikaci Udělování kolejí postupně přidělováno ubytování.

  8. Seznam ubytovaných studentů lze získat v aplikaci Seznam studentů ubytovaných na kolejích a statistiky týkající se ubytování na kolejích v aplikaci Statistiky kolejí.

Nastavení harmonogramu období

Jednotlivé akce v ubytování jsou studentům zpřístupňovány na základě nastavení milníků v harmonogramu univerzitního období. Toto nastavení provádí systémový integrátor univerzity. Z pohledu ubytování jsou k dispozici tyto milníky: