Elektronická spisová služba


Elektronická spisová služba se zabývá evidencí dokumentů doručených na univerzitu nebo vytvořených na univerzitě. O dokumentu jsou evidována popisná data vyžadovaná Zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, přiložena může být i elektronická verze dokumentu a zaznamenána návaznost na jiné dokumenty. Cílem elektronické evidence je zefektivnění práce s dokumenty, řízení jejich toku, dohledatelnost operací provedených s jednotlivými dokumenty, jednodušší sdílení informací o dokumentech, zabezpečení včasného vyřízení a kontrola stavu vyřízení dokumentů.

Evidence a zpracování dokumentů probíhá v UIS v aplikaci Elektronická spisová služba, která je umístěna v Osobní administrativě UIS v části eAgenda. Jednotlivá pracoviště univerzity zde mají založen svůj spisový uzel, který je přístupný příslušným uživatelům. Speciálním typem uzlu je podatelna a archiv. V rámci spisového uzlu probíhá zpracování dokumentů pomocí jednotlivých aplikací spisové služby a v nich dostupných funkcí, podatelna a archiv mají některé aplikace navíc nebo zahrnují jiné funkce než u běžného spisového uzlu.

Koloběh dokumentů ve spisové službě

Během svého životního cyklu procházejí dokumenty v Elektronické spisové službě různými spisovými uzly a stavy. Níže jsou v tomto textu stručně popsány nejčastější životní cykly dokumentů.

Základní pojmy

Níže je uveden seznam pojmů, na které je možné v aplikacích Elektronické spisové služby narazit a jejich vysvětlení.