Elektronická spisová služba


Elektronická spisová služba se zabývá evidencí dokumentů doručených na univerzitu nebo vytvořených na univerzitě. O dokumentu jsou evidována popisná data vyžadovaná Zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, přiložena může být i elektronická verze dokumentu a zaznamenána návaznost na jiné dokumenty. Cílem elektronické evidence je zefektivnění práce s dokumenty, řízení jejich toku, dohledatelnost operací provedených s jednotlivými dokumenty, jednodušší sdílení informací o dokumentech, zabezpečení včasného vyřízení a kontrola stavu vyřízení dokumentů.

Evidence a zpracování dokumentů probíhá v UIS v aplikaci Elektronická spisová služba, která je umístěna v Osobní administrativě UIS v části eAgenda. Jednotlivá pracoviště univerzity zde mají založen svůj spisový uzel, který je přístupný příslušným uživatelům. Speciálním typem uzlu je podatelna a archiv. V rámci spisového uzlu probíhá zpracování dokumentů pomocí jednotlivých aplikací spisové služby a v nich dostupných funkcí, podatelna a archiv mají některé aplikace navíc nebo zahrnují jiné funkce než u běžného spisového uzlu.

Koloběh dokumentů ve spisové službě

Během svého životního cyklu procházejí dokumenty v Elektronické spisové službě různými spisovými uzly a stavy. Níže jsou v tomto textu stručně popsány nejčastější životní cykly dokumentů.

  • Koloběh dokumentu na spisovém uzlu – po přijetí je nový dokument zaevidován v aplikaci Nový dokument. V případě dokumentu přijímaného z jiného spisového uzlu se dokument převezme na spisový uzel v aplikaci K příjmu.

    Následně je dokument k dohledání v aplikaci K zpracování, kde lze zvolit operaci pro zpracování dokumentu nebo jej označit za vyřízený a tím ho přesunout do aplikace Vyřízeno. Po uplynutí tří let od data vyřízení je možné dokument přesunout do aplikace Spisovna, kde čekají na uplynutí skartační lhůty, pak je možné je připravit ke skartaci – přesunout do aplikace Ke skartaci, kde je možné provádět návazné operace v rámci skartačního řízení.

    Dokument, který byl předán k dalšímu zpracování na jiný spisový uzel a zde ještě nebyl přijat, lze dohledat v aplikaci Na cestě.

  • Koloběh dokumentu určeného k archivaci – dokumenty předané v rámci skartačního řízení k archivaci se nabídnou ve spisovém uzlu typu archiv v aplikaci K příjmu. Zde je pracovnice archivu převezmou k jeho archivaci. Dokumenty budou pak k dohledání v aplikaci Archiv, kde je lze zařadit do archivního fondu.

  • Dokumenty odesílané mimo univerzitu – dokumenty odesílané externímu příjemci jsou ze spisového uzlu z aplikace K zpracování předány na podatelnu, která je v aplikaci K příjmu převezme do tzv. výpravny. K dohledání jsou v aplikaci Výpravna, kde pracovníci mohou vytisknout poštovní podací arch a dokumenty odeslat mimo univerzitu.

Základní pojmy

Níže je uveden seznam pojmů, na které je možné v aplikacích Elektronické spisové služby narazit a jejich vysvětlení.

  • Archivace – uložení archiválí do archivu.

  • Archiválie - dokument, u nějž bylo z důvodu jeho významnosti rozhodnuto o jeho trvalém uchování v archivu.

  • Cyklus dokumentu – dokument při evidenci prochází několika fázemi, při kterých jsou postupně provedeny činnosti, jako je zaevidování, zpracování, archivace a skartace dokumentu.

  • Číslo jednacíčíslo jednací – umožňuje sledovat návaznost dokumentu na předchozí nebo následující dokument. Dokumentu se číslo jednací přiděluje při založení nového dokumentu, nelze ho založit dopředu. Tvar čísla jednacího je následující:

    pořadové_číslo_ze_sekvence/rok_evidence-kód_pracoviště.

    Číselná řada pro generování pořadového čísla je na začátku kalendářního roku automaticky resetována. V každém roce se tedy pořadové číslo přiděluje od jedničky.
  • Dokumentdokument – dokumentem může být každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam v analogové či digitální podobě.

    Dokument je opatřen datem, číslem jednacím a je zaevidován v podacím deníku, kam je také zaevidována osoba, které byl dokument předán k dalšímu zpracování. Dále jsou dokumenty označovány spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Dokumenty jsou ukládány v tzv. spisovně.

  • Datová schránka – je elektronické úložiště, které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci, fyzickými a právnickými osobami.

    Elektronická spisová služba v UIS umožňuje dokumenty doručené do datové schránky univerzity přijímat a přebírat je ke zpracování do aplikací spisové služby.

  • PID – číslo, které jednoznačně identifikuje každýdokument. Přiděluje se automaticky při založení novéhodokumentu, je dostupné v přehledech a je možné podle něj vyhledávat.

  • Skartační lhůta – doba vyjádřená počtem let, po kterou je dokument uložen ve spisovně. Po uplynutí této doby se dokument zařadí do skartačního řízení.

  • Skartační řízení - postup, při kterém se vyřazují dokumenty s uplynulou skartační lhůtou, jejichž evidence není dále potřebná a při kterém se provádí výběr archiválií k archivaci

  • Skartační znak - určuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení:

    • A (archiv) - dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu;

    • S (stoupa) - dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení;

    • V (výběr) - dokument, jehož hodnotu v době vzniku nebo vyřízení nelze určit, po uplynutí skartační lhůty bude posouzen a zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo S.

  • Spisovnaspisovna – spisovna slouží k uložení dokumentů na příslušném spisovém uzlu, k vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění skartačního řízení.

  • Spisový plán – seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s uvedenými spisovými znaky.

  • Spisový uzelspisový uzel – spisový uzel se váže k pracovišti, každé pracoviště má nejvýše jeden spisový uzel. Každé pracoviště je samo spisovým uzlem nebo pod nějaký spadá. Hierarchie uzlů odpovídá zpravidla hierarchii pracovišť Mendelovy univerzity v Brně. Do spisového uzlu má automaticky přístup vedoucí pracoviště a sekretářka, dále osoby, které vedoucí nebo sekretářka zaevidují jako dalšího správce uzlu.

  • Šanonšanon – elektronická obdoba kancelářského šanonu pro evidenci elektronických dokumentů. Šanony se evidují v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která je z Osobní administrativy dostupná každému vedoucímu pracoviště. Šanony jsou využívány i pro potřeby spisové služby, dokumenty lze do zvoleného šanonu vkládat v aplikacích Elektronické spisové služby.

  • Úroveň pokročilostiúroveň pokročilosti – je definována pro každý spisový uzel a určuje množství operací, které lze na uzlu provádět. Výčet možných úrovní je uveden v dokumentaci k aplikaci Evidence spisových uzlů.

  • Zaevidování dokumentu – zaevidování dokumentu provádí pověřená osoba daného spisového uzlu, která do spisovny zaznamená popisné informace o dokumentu, včetně adresáta a odesílatele, přiloží elektronickou verzi dokumentu, včetně příloh.

  • Zpracování dokumentu – zpracování zahrnuje veškeré potřebné operace s dokumentem, jako je například předání dokumentu adresované osobě, odeslání vytvoření kopie, zanesení fyzických změn , přeposlání dokumentu na jiný spisový uzel.

  • Způsob založenízpůsob založení – určuje způsob založení dokumentu. Dokument může vzniknout standarní cestou, kdy jej uživatel založí na svém spisovém uzlu ručně a doplní k němu odpovídající paramentry a přílohy; nebo může být dokument založen jako tiskový výstup z některé z agend UIS (typicky studijní evidence nebo přijímací řízení). V tomto případě jsou některé atributy dokumenty automaticky doplněny (např. název, počet stran, adresát) a je možné je změnit.