Správa úložiště dokumentů


Aplikace Správa úložiště dokumentů je určena správci elektronického úložiště a umožňuje zejména řízení přístupu skupin uživatelů a jednotlivců k jednotlivým typům dokumentů ukládaných do úložiště. Aplikace je přístupná uživatelům s právem uloziste-a.

V aplikacích elektronického úložiště dokumentů jsou často používány následující pojmy:

  • Typ dokumentu – představuje jednotlivé druhy dokumentů generované informačním systémem. Pro každý typ dokumentu je v systému nastaveno jeho chování a možnosti zpracování v úložišti. Jedná se hlavně o nastavení složky, do které se má dokument v úložišti řadit, režimu přidávání nebo přepisu, případně možnosti, zda může být dokument do úložiště vložen ručně uživatelem. Správu dokumentů zajišťuje vývojový tým UIS.

  • Typ osoby – typy osob odpovídají rolím, které uživatel získává automaticky na základě svého postavení v systému. Rozlišovány jsou role:

    • uchazeč – je automaticky přidělována uchazečům o studiu pro práci s dokumenty v elektornické přihlášce a návratce ke studiun, po zápise do studia je změněna na roli uživatel;

    • uživatel – implicitní role přidělovaná automaticky všem uživatelům UIS, díky níž mohou přistupovat ke svému úložišti dokumentů a v něm uloženým dokumentům;

    • studijní oddělení – přísluší studijním referentkám pro práci s dokumenty jednotlivých studentů a uchazečů. Tato role není přidělována automaticky a je nutné ji studijním referentkám nastavit manuálně v záložce Správa individuálních oprávnění. Seznam rolí je definován vývojovým týmem UIS.

Typy dokumentů

Záložka Typy dokumentů poskytuje seznam jednotlivých typů dokumentů, které jsou propojeny se systémem elektronického úložiště a které je možné v úložišti využívat. Seznam dokumentů je uveden v přehledové tabulce. Pro každý typ dokumentu jsou uvedeny základní informace jako je název dokumentu a jeho systémový identifikátor. Další informace je možné zobrazit pomocí odkazů umístěných nad tabulkou. Mezi významné atributy patří:

  • Složka/podložka – určuje, do jaké složky, případně podsložky bude příslušný typ dokumentu v úložišti zařazen;

  • Režim přepisu – určuje operaci, která bude pro daný typ dokumentu provedena v případě, kdy se v úložišti osoby totožný typ dokumentu již nachází. Možnosti jsou:

    • přidat – novější dokument bude přidán do úložiště, starší verze dokumentu zůstane v úložišti zachována;

    • přepsat – starší verze dokumentu bude nahrazena verzí novější;

  • Externí – typy dokumentů, u kterých je tento atribut nastaven mohou vznikat i mimo UIS a uživatelé je mohou do systému vkládat ručně prostřednictvím příslušného formuláře v aplikaci Úložiště dokumentů. Aby však mohl uživatel daný typ dokumentu do úložiště vložit, musí mít pro tento typ dokumentu nastaveno právo modifikace (viz Oprávnění k typům dokumentů).

Konfiguraci typů dokumentů a jejich atributů provádí vývojový tým UIS.

Oprávnění k typům dokumentů

Záložka Oprávnění k typům dokumentů umožňuje nastavovat oprávnění pro manipulaci s jednotlivými typy dokumentů pro jednotlivé typy uživatelů (role). Záložka poskytuje nastavení pro jednotlivé typy osob (role), individuální správu oprávnění jednotlivých uživatelů lze provádět v záložce Správa individuálních oprávnění.

Nový záznam se přidá pomocí formuláře v úvodu stránky. V nabídce Typ dokumentu se zvolí dokument, pro který se má přístup nastavit. Následně se v poli Typ osoby vybere skupina uživatelů. Nakonec se pomocí přepínačů nastaví možnosti manipulace vybraného typu osob se zvoleným typem dokumentu. Jinými slovy, zda zvolená skupina osob může daný typ dokumentu v úložišti pouze prohlížet, nebo jej dokonce modifikovat. Nastavení se uloží stisknutím tlačítka .

Všechny typy dokumentů a oprávnění jednotlivých typů osob na manipulaci s nimi jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Pomocí filtru nad tabulkou je možné seznam omezit podle typu dokumentu nebo typu osoby. Jednotlivé záznamy je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit, nepotřebné je možné smazat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka na konci stránky.

Správa individuálních oprávnění

Oprávnění v rámci úložiště jsou řízena především typem osoby (rolemi), ale prostřednictvím záložky Správa individuálních oprávnění možné spravovat oprávnění osoby i individuálně. Nejprve je zapotřebí pomocí vyhledávacího políčka dohledat příslušného uživatele. Pokud úložiště daného uživatele nebylo aktivováno, aplikace na tuto skutečnost upozorní. Aktivaci úložiště uživateli je možné provést stisknutím tlačítka .

Úložiště je uživateli aktivováno při jeho prvním použití – tj. při prvním vstupu uživatele do úložiště přes aplikaci Úložiště dokumentů. Stejným způsobem může provést aktivaci například i studijni referentka nebo systémový integrátor.

Pro uživatele s aktivním účtem v úložišti je možné provádět správu přidělených rolí (typy osob), individuálně upravovat práva k jednotlivým typům dokumentů a prohlížet výsledný přehled přidělených oprávnění pro práci s úložištěm. Aplikace je rozdělena do několika částí:

  • Role uživatele v systému – zobrazuje přehled všech rolí (typů osob), které jsou uživateli přiděleny. Implicitně je každému uživateli UIS přidělena role uživatel, kterou nelze odebrat. Tato role zajišťuje uživateli přístup do vlastního úložiště prostřednictvím aplikace Úložiště dokumentů, která je umístěna v Osobní administrativě. Další role je možné uživateli přidat výběrem z nabídky Typ osoby a stisknutím tlačítka . Není-li nabídka zobrazena, má již uživatel přiděleny všechny dostupné role. Role (mimo implicitní) je možné odebrat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka .

  • Individuálně přidělená oprávnění – primárně jsou všechna oprávnění uživatele pro přístup k dokumentům nastavována v závislosti na přidělených rolích. Tato část aplikace však umožňuje řídit uživatelům přístup přímo po jednotlivých dokumentech. Oprávnění přidělená uživateli individuálně mají vždy přednost před právy získanými z přidělených rolí. Díky tomu je možné přístup uživatele k danému dokumentu oproti právům získaným na základě role přidávat nebo naopak odebírat. Individuální nastavení se provede výběrem typu dokumentu z nabídky a nastavení přepínačů ČteníModifikace na příslušné hodnoty. Volba se potvrdí stisknutím tlačítka . Seznam všech individuálních nastavení je zobrazen v přehledové tabulce pod formulářem. Nežádoucí záznamy je možné odebrat jejich označením ve sloupci Ozn.a stisknutím tlačítka .

  • Výsledná oprávnění osoby – přehledová tabulka v této části aplikace zobrazuje výslednou podobu oprávnění přístupu zvoleného uživatele k jednotlivým typům dokumentů po aplikaci všech přidělených rolí a individuálně přidělených oprávnění.