Zahraniční oddělení


Modul Zahraniční oddělení poskytuje aplikace pro správu studentů vyjíždějících na studijní pobyty nebo pracovní nebo absolventské stáže do zahraničí, rovněž tak pro studenty, kteří z partnerských škol přijíždějí studovat na MENDELU. Modul zahrnuje i aplikace pro evidenci výjezdů zaměstnanců MENDELU a evidenci příjezdů zahraničních hostů.

Mobility studentů – vyjíždějící

Aplikace pro správu studentů vyjíždějících do zahraničí umožňují připravit výběrové řízení pro uchazeče o studijní pobyt, vyhodnotit jej,a poskytnout pořadníky a statistiky studentů. Není-li řečeno jinak, aplikace jsou přístupné uživatelům s oprávněním zahranicni-a.

V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí studentů MENDELU vyjíždějících do zahraničí:

  1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních institucí, definice dohod k jednotlivým institucím v aplikaci Evidence zahraničních dohod, včetně typů studia a kapacit pro výjezdy.

  2. Založení akademického roku v aplikaci Evidence univerzitních období.

  3. Definice možných jazykových certifikátů v aplikaci Evidence jazykových certifikátů a definice extrabodových důvodů v aplikaci Evidence extrabodových důvodů.

  4. Založení výběrového řízení v aplikaci Evidence výběrových řízení, včetně nastavení jeho atributů (zahrnují i termíny podávání přihlášek), dohod, možných skupin žadatelů a kritérií k výpočtu bodů pro sestavení pořadníků uchazečů o výjezd.

  5. Podávání přihlášek studenty, případně studijními referentkami přes aplikaci Podání přihlášky na výměnný pobyt.

  6. Hromadné vložení bodů získaných v prvním kole výběrového řízení do aplikace Seznam pro záznam výsledků.

  7. Vyhodnocení prvního kola výběrového řízení a sestavení pořadníků uchazečů pro postup do druhého kola výběrového řízení v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty.

  8. Zaslání pozvánky do druhého kola výběrového řízení z aplikace Seznam pro záznam výsledků.

  9. Hromadné vložení bodů získaných ve druhém kole výběrového řízení do aplikace Seznam pro záznam výsledků.

  10. Vyhodnocení druhého kola výběrového řízení a přidělení škol úspěšným studentům v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty. Korekce přidělení škol je možná v aplikaci Změny přiřazení studentů ke školám.

  11. Zaevidování studijního pobytu jednotlivým studentům MENDELU v aplikaci Studijní evidenceStudijní výjezd. Tisk finanční dohody.

  12. Kontrola doložení požadovaných dokumentů v aplikaci Evidence splněných povinností (Checklisty).

  13. Návrat studenta, evidence skutečného data návratu, případně tisk dodatku k dohodě a změna stavu výjezdu v aplikaci Studijní výjezd.

  14. Zadání skutečného data odjezdu a příjezdu v aplikaci Studijní výjezd. Pokud se změní celková délka pobytu, vytiskne se i dodatek k finanční dohodě. Data se vkládají pouze v případě, že se liší od původně evidovaných termínů.

Mobility studentů – přijíždějící

V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí zahraničních studentů:

  1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních institucí, definice dohod k jednotlivým institucím v aplikaci Evidence zahraničních dohod (včetně koordinátorů, kapacit, fakult a typů studia).

  2. Založení zahraničních studijních programů v aplikaci Evidence studijních programů, případně příslušných studijních oborů v aplikaci Evidence studijních oborů.

  3. Nastavení atributů programů, případně oborů (dokumenty pro zahraniční studenty atd.).

  4. Nastavení milníku Nominace přijíždějících studentů v harmonogramu období.

  5. Rozeslání e-mailových zpráv s logovacími údaji všem novým koordinátorům.

  6. Nominování studentů. Koordinátor dohody vloží přihlášené studenty do UIS přes aplikaci Nominace studentů.

  7. Nastavení milníku Období pro výměnné pobyty.

  8. Nastavení milníku Doplnění údajů přijíždějícími studenty.

  9. Akceptace nominovaných studentů. Pracovníci zahraničního oddělení MENDELU provedou akceptaci, a tím i zápis studentů do studia.

  10. Nastavení atributů studia v aplikaci Studijní evidence – (program výměnného studia nebo fakulta výměnného studia).

  11. Zaslání e-mailu s logovacími údaji a požadavkem o doplnění některých osobních údajů všem akceptovaným studentům.

  12. Vytištění a zaslání potvrzených dokumentů souvisejících s pobytem a studiem na MENDELU (dopis o akceptaci, potvrzení k pobytu cizince).

  13. Provádění běžné evidence spojené se studiem v aplikaci Studijní evidence, Záznamník učitele, apod.

  14. Vytištění a předání výpisu studijních výsledků na základě vykonaných zkoušek ze studovaných předmětů. Tisk se provádí z aplikace Studijní evidence - Tisk dokumentů.

  15. Ukončení a vyřazení studenta ze studia na MENDELU.

Práva k aplikacím zahraničního oddělení a jejich význam

Pro vstup do aplikací podporujících zahraniční studia přijíždějících a vyjíždějících studentů je připraveno několik práv, která zpřístupňují konkrétní aplikace. Zahraniční koordinátoři nemusejí mít přiděleno žádné právo, aplikace pro nominaci jsou jim automaticky přístupné, jakmile jsou zaevidováni k alespoň jedné dohodě. Další aplikace se jim zpřístupní milníkem studijního období.

Práva pro správu a evidenci zahraničního oddělení jsou: