Žádanky o automobil


žádanky!o automobil

Aplikace Žádanky o automobil umožňuje uživatelům UIS podat za sebe nebo jinou osobu svého pracoviště žádanku o zapůjčení konkrétního automobilu ze školního autoparku na přesně určenou dobu, sledovat stav vyřízení žádanky a také zobrazit seznam historických žádanek. Aplikace je přístupná zaměstnancům, případně externím pracovníkům univerzity (tato možnost je individuální, pro každé pracoviště ji nastavuje vedoucí pracoviště v aplikaci Portál vedoucíhoŽádankyNastavení). Aplikace je dále přístupná uživatelům s oprávněním fpms-auta, kteří mohou s žádankami pracovat v rámci pracovišť, na které je toto oprávnění přiděleno. Aplikace je rozdělena do několika záložek popsaných níže v tomto textu.

Nová žádanka

Záložka Nová žádanka umožňuje podání nové žádanky o zapůjčení automobilu z autoparku. Nejprve se ze zobrazené nabídky zvolí osoba, pro kterou se automobil rezervuje. Volbu je nutné potvrdit tlačítkem . Následně zobrazí formulář pro vyhledání volného automobilu. Položky formuláře jsou:

Na pracoviště, které nemá evidovány žádné zaměstnance, nelze podat žádanku o zapůjčení automobilu.
  • Termín od-do - termín, ve kterém se mají vyhledat volné kapacity vozidla;

  • Časové rozmezí - doba, na kterou je zapůjčení vozidla požadováno, tj. odjezd a příjezd. Pokud má být automobil rezervován na více než jeden den, pak se rozmezí nevyplňuje;

  • Požaduji vypsat i víkendy - není-li položka označena, vypisují se pouze pracovní dny;

  • Vyhledat pouze celý souvislý interval - označí se většinou jen v případě, kdy je požadováno zapůjčení vozidla na delší dobu, například celé dva dny;

  • Hledám - určuje, zda se má hledat mezi libovolnými volnými vozy daného typu, nebo jde o požadavek na konkrétní automobil (nutná znalost jeho SPZ):

    • konkrétní vozidlo - požadované vozidlo se zvolí z nabídky vozidel;

    • libovolné vozidlo - vybere se typ automobilu, zda je vyžadován řidič a případně minimální počet přepravovaných osob;

Nejsou-li některé položky formuláře vyplněny, není na ně při vyhledávání brán zřetel. Formulář se odešle stisknutím tlačítka . Následně jsou vypsány všechny automobily vyhovující zadaným podmínkám a pro ně časové úseky, které je možné rezervovat. Barevně jsou rozlišeny úseky, kdy je automobil zarezervován nebo přidělen jiné osobě. Označením příslušného počtu políček se určí doma rezervace automobilu. Poté je nutné vyplnit další údaje potřebné k vypůjčení vozidla:

  • Nákladové středisko - je vyplněno automaticky podle pracoviště, pro které se žádanka podává;

  • Zpřesnění času odjezdu - uvede se čas přesného odjezdu vozidla, v tento termín bude vozidlo připraveno, případně přistaveno s řidičem na místě udaném v následujícím poli formuláře (povinná položka);

  • Místo odjezdu (odkud) - přednaplněna je zkratka univerzity (povinná položka);

  • Místo určení (kam) - cílové místo jízdy vozidla (povinná položka);

  • Místo přistavení automobilu - místo, kam bude vůz přistaven (povinná položka);

  • Účel jízdy - je povinnou položkou;

  • Náklad - v případě přepravy náladu se uvede jeho druh;

  • Zdroj - zdroj, na který se bude zakázka účtovat, je povinnou položkou;

  • SPP prvek - udává, z jaké položky bude provedena platba za zapůjčení ozidla, výběr se provádí z menu;

  • Poznámka - místo pro případnou poznámku k výpůjčce vozidla;

  • Spolucestující – osoby evidované v UIS se dohledají přes vyhledávací pole, jména ostatních se vepíší do textového pole. Počet polí pro vložení spolucestujících záleží na kapacitě vozidla. Požaduje-li zapůjčení automobilu více osob z více pracovišť, podá jedna z těchto osob žádanku a další osoby uvede jako spolucestující. Bude-li platba za zapůjčení probíhat z více zdrojů, napíše se tato skutečnost dopole Poznámka.

Vyplněný formulář a podání žádanky o rezervaci automobilu se dokončí stisknutím tlačítka . Žádanka je odeslána vedoucímu pracoviště, který provede její schválení nebo zamítnutí. Vedoucí pracoviště je o nové žádance ke schválení informován e-mailovou zprávou. Žádanka schválená vedoucím pracoviště je odeslána ke schválení správci autoparku. Stav žádanky je možné sledovat v záložce Přehled probíhajících žádanek.

Schvalování žádanek vedoucím pracoviště probíhá v aplikaci Žádanky umístěné v Portálu vedoucího. Schválené žádanky vyřizují a zpracovávají pracovníci autoprovozu v externím systému IBS.

Podává-li žádanku vedoucí pracoviště nebo uživatel s oprávněním fpms-auta je žádanka automaticky schválena.

Přehled probíhajících žádanek

V záložce Přehled probíhajících žádanek se zobrazuje přehled uživatelem podaných budoucích žádanek o rezervaci automobilu, které čekají na schválení vedoucím pracoviště a správcem autoparku (pověřený pracovních Technického odboru). Zobrazeny jsou také žádanky podané pro uživatele někým jiným.

Pokud je uživateli v jakémkoliv kroku žádanka zamítnuta, nevrací se uživateli zpět k editaci.

Součástí seznamu je jméno uživatele, pro kterého byla žádanka vystavena, kdy a kdo žádanku schválil a stav žádanky. Žádanky ve stavu rezervace je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Úplne podrobnosti o žádance lze zobrazit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Uživatel, který žádanku podal, ji může zrušit jejím označením a stisknutím tlačíka . Zrušil lze žádanku pouze ve stavu rezervace a to i v případě, kdy je schválena vedoucím pracoviště. Ve sloupci Stav je pomocí ikon vyjádřen stav schválení žádanky o automobil:

  • rezervace - uživatel provedl rezervaci vozidla;

  • akceptace rezervace - potvrzení rezervace správcem autoparku, automobil bude v daném termínu a čase připraven;

  • zamítnuto - žádanka o vypůjčení vozidla byla zamítnuta.

Historie žádanek

Záložka Historie žádanek poskytuje seznam neschválených, neakceptovaných a historických žádanek o automobil podaných přímo uživatelem nebo podaných pro uživatele.

Součástí seznamu je jméno uživatele, pro kterého byla žádanka vystavena, kdy a kdo žádanku schválil a stav žádanky. Podrobnější údaje o žádance lze zobrazit po kliknutí na ikonu ve sloupci Podrobnosti. Seznam lze omezit pouze na žádanky podané uživatelem nebo pro uživatele.