Dokumentový server


dokumentový server

Dokumentový server (dále jen DS) je součástí elektronické kanceláře každého uživatele Univerzitního informačního systému. Slouží k evidenci dokumentů v elektronické podobě a současně umožňuje jejich aktualizaci a údržbu na jednom místě. Poskytuje také možnost zpřístupnění vybraných dokumentů dalším uživatelům. Někteří učitelé jej například využívají ke zveřejňování studijních materiálů studentům, zaměstnanci studijních oddělení k poskytování informací a dokumentů nejen studentům, ale i zaměstnancům, stejně jako další oddělení a pracoviště univerzity a fakult.

Dokumentový server je rozdělen na veřejnou a neveřejnou část. Jejich odlišnost je v přístupnosti uživatelům. Význam a použití jsou vysvětleny níže.

Veřejná část Dokumentového serveru

dokumentový server!veřejný

Veřejná část DS je zpřístupněna všem uživatelům, tedy i nepřihlášeným do Osobní administrativy. Veřejnými složkami DS jsou složky jednotlivých fakult a rektorátu, celoškolského pracoviště apod. Setříděny jsou v Dokumentovém serveru abecedně. Tvorba složek a podsložek je na jednotlivých subjektech.

Odkaz na Veřejný dokumentový server je i součástí Osobní administrativy v sekci Portál veřejných informací.

Neveřejná část DS

dokumentový server!neveřejný

Složky a podsložky neveřejné části Dokumentového serveru jsou zobrazovány uživatelům UIS přihlášeným do Osobní administrativy podle přiděleného oprávnění u příslušné složky.

Typy složek

dokumentový server!složky!typy

Složka Dokumentového serveru obsahuje dokumenty, a ve většině případů i podložky, které mohou obsahovat další a další podsložky a dokumenty. Některé složky však mohou být prázdné a slouží jen k připojení podsložek. K přepínání mezi obsahy složek slouží odkazy portálového menu. Složky DS lze podle způsobu vzniku rozdělit na:

  • Automatické – složky vznikají samočinně – automaticky, např. složky předmětů, úřední desky fakult, složky orgánů apod. Práva jsou nastavována automaticky podle předem stanovených pravidel.

    • Předmětové složkydokumentový server!složky!předmětové – jsou zakládány v každém období, pro které je předmět vypsán. Po skončení období jsou složky s dokumenty přemístěny do historie a jsou k dohledání ve složce Historie – předměty minulých období. Dokumenty pak není možné měnit ani mazat. Prázdné složky jsou automaticky smazány.

  • Klasické – složky zakládá uživatel, který je současně správcem složky, a přiděluje oprávnění ostatním uživatelům.

  • Veřejné – jsou speciálními složkami, které tvoří Veřejný dokumentový serverdokumentový server!veřejný. Složky a jejich podsložky jsou zpřístupněné všem (i nepřihlášeným) uživatelům. Právo čtení veřejných složek je předem dáno a běžní uživatelé jej nemohou ovlivňovat.

Rozpadová složka (mezisložka) je složka, která je součástí dokumentového stromu kvůli možnému a logickému rozdělení (rozpadu) složek. Do rozpadové složky nelze umisťovat dokumenty. Složka nemá žádného správce. Příkladem takové složky je složka Předměty, Pracoviště, Historie. Rozpadová složka je zobrazena uživateli s právem na některou z jejích podsložek, aby byl korektně vykreslen strom dokumentů.

Složky Veřejného DS jsou ve správě:

  • SIF pracoviště – právo , má tedy možnost práva k veřejným složkám přidělovat i jiným uživatelům,

  • vedoucích pracovníků příslušného pracoviště – právo .

Typy vkládaných dokumentů

Do složek Dokumentového serveru lze vkládat dokumenty různých typů, které obsahují texty, tabulky, obrázky, videa, audio nahrávky. Vkládané soubory jsou omezeny jejich velikostí (max. velikost jednoho souboru vloženého běžným uživatelem je 20 MiB) a velikostí kvóty přidělené uživatelům (jiná kvóta je například určena pro studenty a pro učitele). Pro zobrazování dokumentů jsou připraveny ikony, podle kterých uživatelé rozpoznají, o jaký typ souboru se jedná. Mezi nejčastější patří soubory formátu PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, ZIP, EXE, TXT atd.

dokumentový server!konverze dokumentů

Dokumenty vkládané ve formátu DOC jsou v pravidelných intervalech automaticky převáděny do formátu PDF. V aplikaci pro zobrazení dokumentů jsou pak nabízeny obě varianty. Při aktualizaci dokumentu je jeho PDF verze automaticky smazaná a v daném termínu znovu vytvořena.

Aplikace Konverze dokumentů umístěná v části Provoz systému umožňuje označit dokumenty, které se nemají převádět. Aplikace je dostupná pouze členům provozního týmu.

Práva v Dokumentovém serveru

dokumentový server!práva!význam

Práva v DS jsou kumulativního charakteru. To znamená, že právo obsahuje všechny vlastnosti práva nižšího řádu. Nejvyšším právem v DS je právo Super , které obsahuje všechny vlastnosti ostatních práv v DS. Nejnižším právem je pak právo Čtení .

Pro srozumitelnost si před popisem právního systému DS nejprve představíme a vysvětlíme všechna zde zavedená práva.

  • čtení – umožňuje pouze číst dokumenty a prohlížet podsložky. Toto právo má automaticky každý uživatel na složku Veřejný dokumentový server.

  • zápis – umožňuje číst, přidávat, upravovat a mazat svoje dokumenty.

  • změna – uživatel s tímto právem může navíc upravovat (přehrávat) přílohy všech dokumentů ve složce, a také upravovat dokumenty ve složce, které nezadal sám.

  • zakládání – uživatel s tímto právem může navíc zakládat podsložky (může je tedy i upravovat).

  • super – uživatel s právem Super může navíc přidělovat práva ostatním uživatelům. Toto právo má automaticky správce složky. Žádný uživatel, který má právo Super a není správcem složky, nemůže mazat ani upravovat správce složky. Dokonce ani on sám se nemůže odstranit nebo změnit!

Založením nové podsložky se uživatel stává automaticky jejím správcem dokumentový server!složky!správce – má právo Super .

Význam přidělení užitých druhů práv:

  • explicitní – je přiděleno správcem složky individuálně jednomu uživateli nebo hromadně více uživatelům;

  • implicitní – je přiděleno hromadně skupině uživatelů správcem složky pomocí kvalifikátoru;

  • přímé – přiděleno ke konkrétní složce;

  • propagované – zděděné z některé nadsložky této podsložky.

Implicitní, respektive explicitní právo může být přímé nebo propagované.