Správa projektů


Aplikace Správa projektů umožňuje evidovat jednotlivé projekty spolupráce, které vznikly z nabídek spolupráce. Aplikace je přístupná uživatelům s přidělenou rolí projektový manažer nebo odpovědná osoba alespoň u jedné nabídky.

Projekt může vzniknout několika způsoby. Nejčastěji vzniká v okamžiku, kdy nová externí organizace prostřednictvím Portálu spolupráce s praxí projeví zájem o spolupráci s univerzitou výběrem některé z nabídek zveřejněných na portálu. Dále může být projekt založen ze strany univerzity nebo ze strany již registrované externí organizace.

Na úrovni projektů je možné vést komunikaci mezi osobami řešitelů na straně univerzity a externí organizace formou komentářů k projektu, případně předávat elektronické dokumenty formou příloh projektu. Dospěje-li projekt k úspěšnému konci, je možné pro něj tisknout smlouvu o spolupráci.

Seznam všech dostupných projektů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého projektu je uveden jeho název, spolupracující organizace podílející se na projektu, dále identifikace nabídky spolupráce, ze které projekt vzešel, a řešitelé projektu ze strany univerzity. Ve sloupci Stav je pomocí ikony znázorněn aktuální stav řešení daného projektu. Význam jednotlivých ikon je vysvětlen níže v tomto textu. Základní údaje, včetně stavu projektu, je možné měnit prostřednictvím ikony ve sloupci Upravit.

Elektronické dokumenty přiložené k projektu je možné prohlížet kliknutím na příslušnou ikonu ve sloupci Přílohy. Ikona se zobrazuje, pokud jsou k projektu připojeny přílohy. Přílohy lze vkládat po kliknutí na ikonu ve sloupci Změnit přílohy. Součet velikostí všech vložených souborů nesmí překročit stanovenou celkovou kvótu 15 MiB a zároveň je omezen počet souborů vložených jednou osobou – pět souborů na osobu.

Ve sloupci Operace jsou umístěny ikony pro další práci s projekty:

  • Komentáře  – kliknutím na ikonu se zobrazí formulář k vložení komentáře. Text vepsaný do pole se uloží tlačítkem . Komentáře si mezi sebou mohou psát jednotliví řešitelé daného projektu, jak ze strany univerzity, tak i spolupracující organizace. Veškeré komentáře jsou viditelné pro obě zúčastněné strany. U jednotlivých komentářů se zobrazuje jméno autora, datum, hodina vložení příspěvku. Poslední vložený komentář může jeho autor opravit. Jednotlivým osobám zapojeným do řešení projektu je informace o vložení nového komentáře automaticky zasílána e-mailem. Podmínkou je však aktivace této události v nastavení.

    U projektů nacházejících se ve stavu zrušený nebo vyřešený je možné komentáře pouze prohlížet.
  • Tisk smlouvy  – prostřednictvím této ikony je možné tisknout smlouvu o spolupráci se spolupracující organizací ve formátu PDF. Po kliknutí na ikonu je zobrazen formulář pro doplnění údajů pro tisk smlouvy, pro nezadané údaje bude ve smlouvě ponecháno volné místo pro pozdější doplnění. Tisk smlouvy se provede stisknutím tlačítka .

  • Zrušení projektu  – po kliknutí na ikonu je možné vybraný projekt převést do stavu zrušený. Protože se jedná se o nevratnou operaci, je po uživateli vyžadováno potvrzení zrušení projektu.

Prostřednictvím filtru nad seznamem projektů je možné výpis projektů omezit podle zadaných parametrů. Filtrovat lze podle stavu, ve kterém se projekt nachází. Výběrem položky všechny aktivní se zobrazí všechny projekty kromě zrušených. Dále je možné seznam omezit podle nabídky spolupráce, ze které projekt vzešel, spolupracující organizace a řešitelů projektu.

Pomocí tlačítka je možné založit nový projekt. Založení je dvoukrokové. V prvním kroku se kliknutím na ikonu zvolí nabídka spolupráce. Ve druhém kroku se vyplní název nového projektu, zvolí se spolupracující organizace a stanoví se řešitelé projektu dohledáním příslušných osob evidovaných v UIS. Vše se potvrdí stisknutím tlačítka .

Stavy projektů

Během svého životního cyklu prochází projekt několika stavy. Stav je vyjadřován příslušnou ikonou ve sloupci Stav. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • Projekt založený organizací  – nový projekt, který byl založen ze strany externí organizace. Z tohoto stavu je možné projekt převést do stavu řešený.

  • Projekt založený univerzitou  – nový projekt, který byl založen ze strany univerzity. Z tohoto stavu je možné projekt převést do stavu řešený (převádí zástupce univerzity).

  • Projekt je řešený  – projekt je aktuálně řešený organizací a univerzitou. Po ukončení řešení přechází projekt do schvalovací fáze, kdy jej schvalují obě strany.

  • Projekt schválený univerzitou  – vyřešený projekt je schválen spolupracující organizací. Z tohoto stavu je možné ještě vrátit projekt do stavu řešený.

  • Projekt je schválený organizací  – vyřešený projekt je schválen spolupracující organizací.

  • Projekt je vyřešený  – do tohoto stavu přechází projekt, jakmile dojde k jeho schválení ze strany univerzity i spolupracující externí organizace. K projektu již nelze dále vkládat komentáře ani manipulovat s přílohami. K dispozici je naopak tisk smlouvy o spolupráci s externím subjektem ve formátu PDF.

  • Projekt byl zrušen  – univerzita rozhodla o ukončení projektu. K projektu již nelze dále vkládat komentáře ani manipulovat s přílohami. Zrušit lze všechny projekty kromě těch, které se nacházejí ve stavu zrušený nebo vyřešený.