Ke skartaci


dokumenty!ke skartaci

Aplikace Ke skartaci zobrazuje dokumenty aktuálního spisového uzlu, které se nachází v procesu skartačního řízení. V rámci skartačního řízení je možné:

  • předat dokument do archivu k archivaci,

  • provést skartaci dokumetu na spisovém uzlu,

případně:

  • prodloužit skartační lhůtu dokumentu,

  • překlasifikovat skartační znak,

  • ponechat ve spisovně uzlu.

Každá z uvedených operací s dokumenty má dvě fáze. V první fázi se vytvoří žádost o provedení příslušné operace s dokumenty, které je zaslána na uzel zastávající funkci archivu. Zde bude žádost posouzena a bude o ní rozhodnuto. V případně kladného vyřízení žádosti je možné provést druhou fázi skartace a příslušnou operaci s dokumenty provést. V případě zamítnutí žádosti je možné podat žádost opakovaně nebo zvolit žádost jiného typu.

Vyřizování žádostí probíhá na uzlu archivu v aplikci Správa skartačních žádostí.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uveden spisový a skartační znak, rok skartace, PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc a číslo šanonu. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Pod seznamem dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Vložit do šanon - umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

  • Žádost o odeslání do archivu - pro označené dokumenty se vytvoří elektronická žádost o předání do archivu a vygeneruje se protokol o archivaci. Jakmile bude žádost archivem schválena, bude možné dokument do archivu předat operací Odeslat do archivu k archivaci. Žádost je možné vytvořit pouze pro dokumenty se skartačním znamek A - archiválie.

  • Žádost o prodloužení skartační lhůty - operace umožňuje vytvořit žádost o prodloužení skartační lhůty pro dokumenty se skartačním znakem V - výběr o zadaný počet let. Pole pro zadání počtu let, o které má být původní skartační lhůta prodloužena, se zobrazí po stisknutí tlačítka . Zadanou dobu je třeba potvrdit tlačítkem . Jakmile bude žádost archivem schválena, bude možné lhůtu prodloužit operací Prodloužit skartační lhůtu.

  • Žádost o překlasifikování skartačního znaku - operace umožňuje vytvořit žádost o změnu skartačního znaku na jiný. Změnu skartačního znaku je možné provést pouze pro dokumenty se skartačním znakem V - výběr. Nový skartační znak se zvolí z nabídky zobrazené po stisknutí tlačítka . Volba se potvrdí stisknutím tlačítka . Jakmile bude žádost archivem schválena, bude možné spisový znak změnit operací Překlasifikovat skartační znak.

  • Žádost o skartaci na uzlu - operace vytvoří žádost o povolení skartace označených dokumentů na spisovém uzlu. Žádost je možné podat pouze u dokumentů se spisovým znakem S - stoupa. a vygeneruje se protokol o archivaci. Jakmile bude žádost archivem schválena, bude možné skartaci provést operací Skartovat na uzlu.

  • Žádost o ponechání ve spisovně uzlu - operace umožňuje pro dokumenty se skartačním znakem A - archiválie vytvořit žádost o ponechání dokumentů ve spisovně spisového uzlu (např. z důvodu potřeby do dokumentu nahlížet). Jakmile bude žádost archivem schválena, bude možné dokumenty přesunout do spisovny uzlu operací Ponechat ve spisovně uzlu.

  • Odeslat do archivu k archivaci - operace předá dokumenty se schválenou žádostí o odeslání do archivu na spisový uzel archivu, kde bude čekat na další zpracování a následnou archivaci.

  • Prodloužit skartační lhůtu - operace u dokumentů se schválenou žádostí o prodložení skartační lhůty provede prodloužení této lhůty o počet let zadaných v žádosti.

  • Překlasifikovat skartační znak - operace u dokumentů se schválenou žádostí o změnu skartačního znaku provede změnu skartačního znaku na znak uvedený v žádosti.

  • Skartovat na uzlu - operace u dokumentů se schválenou žádostí o skartaci na spisovém uzlu provede jejich skartaci - označí dokumenty jako skartované. Skartované dokumenty je možné dohledat v aplikaci Vyřízeno v záložce Skartováno.

  • Ponechat ve spisovně uzlu - operace u dokumentů se schválenou žádostí o ponechání ve spisovně uzlu provede jejich přesun zpět do aplikace Spisovna.

V jednom okamžiku může být pro dokument podána pouze jedna žádost. Další žádost je možné k dokumentu podat až po vyřízení žádosti předchozí. Jednotlivé žádosti a jejich stav jsou zobrazeny ve sloupci Žádosti.