Spisovna


spisovna

Spisovnu lze označit za sklad elektronických dokumentů daného spisového uzlu. V aplikaci Spisovna se zobrazují dokumenty přesunuté do spisovny zvoleného spisového uzlu a čekají zde na uplynutí skartační lhůty a následnou skartaci.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Ve sloupci Stav je pomocí ikon znázorněno uplynutí skartační lhůty - ikona označuje dokumenty, u kterých skartační doba ještě neuplynula a musí tedy zůstat ve spisovně, naopak ikona se zobrazuje u dokumentů, u kterých již nastal čas skartace.

Po kliknuti na ikonu ve sloupci Výpůjčky lze u dokumentu evidovat jeho výpůjčky. Kliknutím se zobrazí formulář pro dohledání osoby, které bude dokument zapůjčen. Po jejím uložení je dokument ve stavu vypůjčen a stisknutím tlačítka pro něj lze vytisknout zápůjční list, v němž jsou vyplněny údaje, jako název dokumentu, číslo jednací, číslo šanonu, kdo dokument vydal, kdo a kdy si jej zapůjčil, pole pro podpis a vepsání data vrácení dokumentu. U zapůjčených dokumentů se ikona ve sloupci Výpůjčky změní na , po kliknutí je možné dokument tlačítkem příslušným tlačítkem označit za vrácený, případně opětovně vytisknout zápůjční list.

Historii výpůjček dokumentu je možné zobrazit v operacích provedených s dokumentem po kliknutí na ikonu ve sloupci Vše o dok..

Pod seznamem dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Vložit do šanonu - umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

  • Vybrat ke skartaci – umožňuje označené dokumenty předat ke skartaci a tím je v rámci uzlu přesunout z aplikace Spisovna do aplikace Ke skartaci. Předat ke skartaci lze pouze takové dokumenty, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou zapůjčené.