Výpravna


výpravna

Aplikace Výpravna je určena pro odeslání dokumentů evidovaných v Elektronické spisové službě adresátům mimo univerzitu. Kromě vlastního odeslání umožňuje aplikace tvorbu a tisk poštovního podacího archu pro doporučené zásilky. Aplikace je přístupná pouze na pokročilých spisových uzlech s výpravnou nebo podatelnou.

V aplikaci jsou zobrazovány dokumenty, které byly v aplikaci K příjmu převzaty do výpravny a čekají na odeslání mimo univerzitu. U každého dokumentu je uvedeno PID, případně číslo jednací, věc, datum převzetí do výpravny odesílatel, adresa příjemce a typ zásilky. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit veškeré údaje evidované o dokumentu. Zobrazený seznam je možné filtrovat podle typu zásilky a seřadit podle věci dokumentu, čísla jednacího nebo data vytvoření dokumentu.

Pro doporučené zásilky je možné vytvořit poštovní podací arch. Požadované dokumenty, pro které má být poštovní arch vytvořen, se označí zatržením políčka ve sloupci Ozn.. V nabídce operací s dokumenty, která je umístěna pod seznamem, se zvolí možnost Tisk poštovního podacího archu a potvrdí se stisknutím tlačítka . Následně je zobrazena elektronická podoba poštovního podacího archu s možností editace údajů o adresátovi zásilky a stanovení výše poštovného a ceny zásilky. Jakmile jsou všechny údaje vyplněny, je možné tlačítkem vytisknout poštovní podací arch. Následně se dokumenty odešlou (vypraví) mimo univerzitu stisknutím tlačítka .

Vypravení dokumentů je možné provést přímo v seznamu dokumentů výpravny. Dokumenty, které mají být vypraveny se označí zatržením políčka ve sloupci Ozn.. V nabídce operací s dokumenty se zvolí možnost Vypravit dokumenty a potvrdí se stisknutím tlačítka .

Dokumenty odeslané mimo univerzitu jsou na uzlu, který dokument vypravil, k dohledání v aplikaci VyřízenoOdesláno mimo. Na stejném místě naleznou dokumenty i uživatelé uzlu, který dokument požadoval odeslat mimo univerzitu a předal je k vypravení. Dále je možné dokumenty dohledat v aplikaci Celkový přehled dokumentů na centrálním spisovém uzlu.