Vyřízeno


V aplikaci Vyřízeno lze dohledat dokumenty, které byly na zvoleném spisovém uzlu již zpracovány. Podle způsobu jejich zpracování jsou dokumenty rozděleny do příslušných záložek:

Odesláno na jiný uzel

dokumenty!odeslané na jiný spisový uzel

V záložce Odesláno na jiný uzel jsou k dohledání dokumenty, které byly z aktuálního spisového uzlu odeslané ke zpracování na jiný spisový uzel univerzity.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh. Ve sloupci Stavy mohou být zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • 1 – termín vyřízení dokumentu – kdy termín zpracování dokumentu vyprší (za více než 7 dní, za méně než 7 dní, vypršel, nezadáno);

  • 2 – stav dokumentu – zda je dokument aktivní, archivován nebo skartován;

  • 3 – stav vyřízení dokumentu – jakým způsobem je dokument na jednotlivých uzlech zpracován (na všech uzlech vyřízeno, na nějakém uzlu se vyřizuje, na nějakém uzlu nepřevzato).

Prostřednictvím tlačítek umístěných pod seznamem dokumentů je možné vytisknout předávávací protokol pro jednotlivé uzly nebo dokumenty. V nabídce jsou nabízeny pouze uzly s novými dokumenty, tj. s dokumenty, u kterých nebyl předávací protokol dosud vytištěn. Pro případ, kdy je zapotřebí vytisknout předávací protokol opakovaně pro stejný dokument, umožňuje aplikace individuální tisk předávacího protokolu. Ten je možný označením požadovaného dokumentu a stisknutím tlačítka .

Odesláno mimo

dokumenty!odeslané mimo univerzitu

V záložce Odesláno mimo jsou k dohledání dokumenty odeslané přes podatelnu externímu adresátovi – mimo univerzitu.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Uloženo u nás

dokumenty!uložené u nás

Záložka Uloženo u nás obsahuje seznam dokumentů zpracovaných a uložených na zvoleném spisovém uzlu. Aplikace je rozdělena do dvou podzáložek – Úřední dokumentyNeúřední dokumenty, ve kterých jsou zobrazovány dokumenty podle toho, zda byly označeny za úřední, resp. neúřední.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh. Ve sloupci Stavy jsou zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • aktivní – dokument je možné přiřadit do šanonu, dodatečně nastavit jeho navazující dokument nebo jej přesunout zpět ke zpracování.

  • určen k odeslání ke skartaci – do tohoto stavu se dokument přepne automaticky, jakmile uplynou tři roky od data jeho vzniku v systému elektronické spisové služby.

Pod ikonou je umístěna sada ikon pro individuální práci s dokumentem. Podrobný popis jednotlivých operací je uveden zde.

Přesun do aplikace K zpracování je možné pouze individuálně po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace a následně na ikonu - Přesunout zpět do Zpracovat.

Pod seznamem dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Vložit do šanonu - umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

  • Přesunout do spisovny našeho uzlu – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Spisovna. Stisknutím tlačítka jsou dokumenty přesunuty. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny, do kterého se dostanou automaticky po třech letech od přesunu do aplikace Vyřízeno - Uloženo u nás.

  • Vybrat ke skartaci – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Ke skartaci. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny.

Skartováno

Záložka Skartováno obsahuje seznam dokumentů, které byly na spisovém uzlu skartovány (v aplikaci Ke skartaci byly skartovány přímo na uzlu).

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.