Vyřízeno


V aplikaci Vyřízeno lze dohledat dokumenty, které byly na zvoleném spisovém uzlu již zpracovány. Podle způsobu jejich zpracování jsou dokumenty rozděleny do příslušných záložek:

Odesláno na jiný uzel

V záložce Odesláno na jiný uzel jsou k dohledání dokumenty, které byly z aktuálního spisového uzlu odeslané ke zpracování na jiný spisový uzel univerzity.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh. Ve sloupci Stavy mohou být zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • 1 – termín vyřízení dokumentu – kdy termín zpracování dokumentu vyprší (za více než 7 dní, za méně než 7 dní, vypršel, nezadáno);

  • 2 – stav dokumentu – zda je dokument aktivní, archivován nebo skartován;

  • 3 – stav vyřízení dokumentu – jakým způsobem je dokument na jednotlivých uzlech zpracován (na všech uzlech vyřízeno, na nějakém uzlu se vyřizuje, na nějakém uzlu nepřevzato).

V případě potřeby lze dokumenty, které dosud nebyly na cílovém uzlu převzaty ke zpracování (stav vyřízení u těchto dokumentů musí být Na nějakém uzlu nepřevzato), vrátit zpět na vlastní uzel. Příslušné dokumenty se označí v seznamu, z nabídky pod seznamem se zvolí operace Stáhnout dokumenty z uzlu a potvrdí se tlačítkem .

Prostřednictvím tlačítek umístěných pod seznamem dokumentů je možné vytisknout předávávací protokol pro jednotlivé uzly nebo dokumenty. V nabídce Tisk předávácího protokolu pro uzel jsou nabízeny pouze uzly s novými dokumenty, tj. s dokumenty, u kterých nebyl předávací protokol dosud vytištěn. Pro případ, kdy je zapotřebí vytisknout předávací protokol opakovaně pro stejný dokument, umožňuje aplikace individuální tisk předávacího protokolu. Ten je možný označením požadovaného dokumentu a stisknutím tlačítka .

Odesláno mimo

dokumenty!odeslané mimo univerzitu

V záložce Odesláno mimo jsou k dohledání dokumenty odeslané přes podatelnu externímu adresátovi – mimo univerzitu.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.

Uloženo u nás

dokumenty!uložené u nás

Záložka Uloženo u nás obsahuje seznam dokumentů zpracovaných a uložených na zvoleném spisovém uzlu. Aplikace je rozdělena do dvou podzáložek – Úřední dokumentyNeúřední dokumenty, ve kterých jsou zobrazovány dokumenty podle toho, zda byly označeny za úřední, resp. neúřední.

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh. Ve sloupci Stavy jsou zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • aktivní – dokument je možné přiřadit do šanonu, dodatečně nastavit jeho navazující dokument nebo jej přesunout zpět ke zpracování.

  • určen k odeslání ke skartaci – do tohoto stavu se dokument přepne automaticky, jakmile uplynou tři roky od data jeho vzniku v systému elektronické spisové služby.

Pod ikonou je umístěna sada ikon pro individuální práci s dokumentem. Podrobný popis jednotlivých operací je uveden zde.

Přesun do aplikace K zpracování je možné pouze individuálně po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace a následně na ikonu - Přesunout zpět do Zpracovat.

Pod seznamem dokumentů jsou k dispozici hromadné operace:

  • Vložit do šanonu - umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Podrobnější popis funkce je možné najít zde.

  • Přesunout do spisovny našeho uzlu – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Spisovna. Stisknutím tlačítka jsou dokumenty přesunuty. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny, do kterého se dostanou automaticky po třech letech od přesunu do aplikace Vyřízeno - Uloženo u nás.

  • Vybrat ke skartaci – umožňuje označené dokumenty přesunout do aplikace Ke skartaci. Přesunout lze pouze dokumenty ve stavu Dokument je určen k přesunutí do spisovny.

Skartováno

Záložka Skartováno obsahuje seznam dokumentů, které byly na spisovém uzlu skartovány (v aplikaci Ke skartaci byly skartovány přímo na uzlu).

Seznam všech dokumentů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti, včetně příloh.