K zpracování


Aplikace K zpracování obsahuje všechny spisy a dokumenty, které byly na spisový uzel přijaty nebo na něm byly vytvořeny, ale dosud nebyly zpracovány.

Seznam všech dokumentů čekajících na zpracování na spisovém uzlu je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Ve sloupci Stavy mohou být zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • – tato ikona se zobrazuje v případě, že je u dokumentu nastaven atribut Termín vyřízení a tento termín vyprší za více než 7 dní.

  • – tato ikona se zobrazuje v případě, že je u dokumentu nastaven atribut Termín vyřízení a tento termín vyprší za méně než 7 dní.

  • – tato ikona se zobrazuje v případě, že je u dokumentu nastaven atribut Termín vyřízení a tento termín již uplynul.

Ve sloupci Operace jsou zobrazeny ikony, které zpřístupňují další operace s dokumentem. Ikona umožňuje editovat evidované údaje o dokumentu a zobrazovat a vkládat elektronické přílohy. K elektronickým přílohám lze připojit i soubor obsahující digitální podpis dokumentu ve formátu PKCS #7 (přípona p7s). Pod ikonou je umístěna sada ikon pro individuální práci s dokumentem. Podrobný popis jednotlivých operací je uveden zde. Ikona umožňuje předat dokument nebo jeho kopie k dalšímu zpracování. Více infomací k této funkci je uvedeno zde.

Kompletní údaje o dokumentu lze zobrazit kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok..

Dokumenty zobrazené v seznamu lze zpracovat individuálně po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace nebo hromadně prostřednictvím nabídky operací zobrazené pod seznamem.

Hromadné operace

V následujícím výčtu jsou uvedeny hromadné operace, které lze provádět s dokumenty uloženými v aplikaci K zpracování.

  • Označit za vyřízené a přesunout do složky Vyřízeno – touto operací budou označené dokumenty označeny za vyřízené a přemístěny do aplikace VyřízenoUloženo u nás - Úřední dokumenty.

  • Označit za neúřední dokument (záznam) – umožňuje označit dokumenty za neúřední a přemístit je do aplikace VyřízenoUloženo u nás - Neúřední dokumenty.

  • Předat na podatelnu pro odeslání mimo univerzitu adresátovi – umožňuje odeslat dokumenty na externí adresy. Zvolením operace se v seznamu dokumentů zneaktivní pole ve sloupci Ozn. u záznamů, které nemají nastaveného externího adresáta a zůstanou aktivní pouze u záznamů s externím adresátem. Zatržením polí se provede výběr dokumentů a potvrdí se stisknutím tlačítka . Následně se zobrazí nabídka pro výběr spisového uzlu, na který mají být dokumenty předány. Výběr podatelny a předání dokumentů se potvrdí stisknutím tlačítka Odeslat dokumenty. Do doby než podatelna dokumenty vypraví, je možné je dohledat ve Vyřízeno - Odesláno na jiný uzel. Po vypravení jsou dokumenty k dohledání ve Vyřízeno - Odesláno mimo.

  • Odeslat přímo internímu příjemci – umožňuje hromadné odeslání vybraných dokumentů na cílový spisový uzel.

  • Upravit datum vyřízení dokumentu (záznamu) – u vybraných dokumentů umožňuje nastavit nový termín zpracování. Po výběru příslušných dokumentů a stisknutí tlačítka se zobrazí pole pro uložení nového termínu vyřízení. Zadané datum se potvrdí stisknutím tlačítka .

  • Vložit do šanonu – umožňuje dokumenty zařadit do šanonu. Po výběru příslušných dokumentů a stisknutí tlačítka se zobrazí nabídka šanonů evidovaných k pracovišti spisového uzlu. Vložení se potvrdí tlačítkem . Šanony je možné spravovat v Nastavení, záložka Správa šanonů.

  • Nastavit navazující dokument (záznam) – k vybraným dokumentům umožňuje nastavit dokument, na který označené dokumenty navazují.

  • Odeslat v rámci univerzity – umožňuje odeslat označené dokumenty na zvolený spisový uzel, zvolené osobě nebo osobě podle její funkce (rektor, kvestor, děkan, proděkan nebo tajemník určité fakulty, vedoucí určitého ústavu, sekretariát rektora nebo fakulty či určitého ústavu atd.).

  • Přidělit na našem uzlu – umožňuje označené spisy přiřadit osobě nebo funkci, která spadá pod daný spisový uzel.

  • Rozeslat hromadně kopie dokumentů – operace automaticky vytvoří potřebné množství kopií vybraných dokumentů a rozešle je vybrané skupině adresátů. Definice skupin adresátů je možná v Nastavení - Adresář - Skupiny adresátů.

  • Vytvořit kopie – umožňuje vytvořit libovolný počet kopií označených dokumentů. V prvním kroku se uvede počet kopií dokumentu, který se má založit, ve druhém kroku se zvolí operace s každou kopií, buď se pouze založí a zpracuje se později, nebo se rovnou odešle na určený uzel, zvolené osobě nebo funkci. Tlačítkem se přejde k volbě pokynu ke zpracování dokumentu, možnosti vybrat osobu adresáta a způsob předání dokumentu (elektronicky, interní poštou, osobně). Stisknutím tlačítka se založí kopie, případně se předají uvedenému adresátovi. Kopie je označena ikonou .