Nový dokument (záznam)


Aplikace Nový dokument (záznam) slouží pro založení nového dokumentu do spisové služby na zvoleném spisovém uzlu.

Na uzlech typu podatelna je z důvodu rychlejšího vkládání dokumentů a také z důvodu neznalosti obsahu dokumentu a tím i podrobností vyžadovaných k plnohodnotnému zaevidování dokumentu ve Spisové službě, formulář pro vložení nového dokumentu zjednodušen. Kompletní údaje o dokumentu jsou známy až cílovému uzlu, jemuž je dokument z podatelny předán a který tyto údaje u dokumentu před jeho převzetím v aplikaci K příjmu zaeviduje.

Nový dokument se založí vyplněním zobrazeného formuláře. Podbarvené položky plnohodnotného i zjednodušeného formuláře jsou pro vložení dokumentu povinné. Zaškrtávací pole u názvu některých položek umožňuje zobrazit, resp. skrýt formulář pro jejich editaci, například položka Elektronické přílohy. Položky formuláře jsou:

  • Věc – název dokumentu.

  • Datum doručení/vytvoření – datum doručení nebo vytvoření dokumentu. Automaticky je předvyplněno aktuální datum.

  • Popis – stručný popis obsahu dokumentu.

  • Podací číslo – podací číslo dokumentu.

  • Počet listů – počet listů dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice.

  • Počet příloh (komponent) – počet příloh dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice.

  • Spisový znak – spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu, volí se z číselníku. Podle přiřazeného znaku je automaticky stanovena doba skartace dokumentu. Uvedení spisového znaku dokumentu je povinné.

  • Termín vyřízení – termín, dokdy má být dokument zpracován. V záložce K zpracování se podle tohoto termínu zobrazuje platnost dokumentu, resp. doba do vypršení platnosti dokumentu.

  • Vlastní - označením tohoto atributu je dokument považován za vlastní dokument spisového uzlu a není třeba u něj vyplňovat adresáta.

  • Identifikace dokumentu (záznamu) v digitálním archívu - slouží pro dohledání dokumentu uloženého v digitálním archivu, evidenční údaj.

  • Odesílatel – podle volby typu odesílatele se mění formulář pro jeho vložení. Pokud jsou v adresáři spisového uzlu nastaveny oblíbené uzly, často vybírané osoby či externí adresy, nabízejí se ve formuláři přednostně. Pokud je součástí doručeného dokumentu číslo jednací, je možné ho vložit současně s odesílatelem. Vložit lze:

    • interního odesílatele, kterého lze volit:

      • ze seznamu uzlů – v úvodu seznamu jsou předřazeny oblíbené uzly (oblíbené uzly je možné nastavit v Nastavení - Adresář - Oblíbené uzly), další členění je hierarchické;

      • z oblíbených osob (oblíbené osoby je možné nastavit v Nastavení - Adresář - Často vybírané osoby) nebo dohledáním osoby mezi uživateli UIS;

      • ze seznamu funkcí s osobami nebo seznamu funkcí bez osob;

    • externího odesílatele, kterého lze vložit:

      • z adresáře, jehož obsah je předem definován v Nastavení - Adresář - Externí adresy;

      • jako novou poštovní adresu.

  • Příjemce – způsob vkládání příjemce je stejný jako u vkládání odesílatele, je možné vložit interního nebo externího příjemce. Neuvádí se číslo jednací. Při zadávání externího příjemce se volí typ zásilky (balík, doporučená, nedoporučená). Pokud není pole Příjemce označeno, příjemce se nezadává.

  • Doplňující informace – doplňující informací jsou navazující dokument a klíčová slova vystihující obsah dokumentu (ukládají se pro snadnější vyhledávání dokumentů). Maximální počet klíčových slov je 15.

  • Elektronické přílohy (komponenty) – pokud existuje elektronická podoba dokumentu nebo jiné elektronické dokumenty související s vkládaným dokumentem, lze je přes formulář dohledat v počítači a spolu s vyplněnými názvy je uložit. Formát není omezen. Přílohy jsou součástí dokumentu a jsou s ním předávány k dalšímu zpracování nebo k archivaci.

Založení nového dokument se dokončí stisknutím tlačítka . S vytvořeným dokumentem lze dále pracovat v záložce K zpracování. Prostřednictvím tlačítka se založí nový dokument a následně je uživatel přesměrován na jeho zpracování.

Údaje evidované k dokumentu je možné kdykoliv změnit v aplikaci K zpracování.