Studijní evidence


Studijní evidence poskytuje aplikace k vedení studijní agendy studentů jednotlivých typů studia a pro každého studenta umožňuje evidenci studií, osobních údajů, studovaných předmětů a dosažených studijních výsledků a dalších údajů spojených se studentem a jeho studiem. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním stud-e nebo stup-p.

Po vstupu do studijní evidence je zobrazeno vyhledávací pole pro individuální dohledávání studentů, do něhož se vepíše jméno studenta nebo jeho část (minimálně 3 znaky), či jeho ID, rodné číslo. Nebo se studenti dohledají přes čárový kód karty nebo její čip pomocí čtečky. Pokud se před dohledání označí pole Omezit výběr studentů, nabídnou se kritéria (pracoviště, stav, typ a forma studia) pro omezení výběru. Výběrem omezujících podmínek lze zrychlit dohledávání studentů podle jména. Kliknutím na ikonu , resp. lze hromadně označit, resp. odznačit položky zvoleného kritéria. Kritérium Pracoviště obsahuje výčet fakult, na jejichž studenty má studijní referentka právo (většinou je to jedno pracoviště – fakulta, rektorát apod.) Aplikace si pamatuje poslední nastavení omezujících podmínek, proto je při dalším dohledávání není třeba nastavovat.

Kliknutím na tlačítko je vypsán seznam všech studentů, kteří vyhovují zadanému řetězci (v případě dohledávání podle jména), případně nastaveným kritériím. Pro snadnější orientaci jsou jména opatřena barevnou značkou symbolizující fakultu, kde studují a identifikací studia (zkratka fakulty, studijního programu, oboru a formy, semestr a ročník nebo informace o ukončení nebo přerušení studia). Kliknutím na jméno se otevře studijní evidence studenta, tzv. studijní karta, která je rozdělena na dvě části.

První část se týká osobních údajů studenta, jako je jeho jméno, fotografie, kontaktní adresy, bankovní spojení atp. Pod touto částí se zobrazují upozornění na nevyřízené závazky a povinnosti. Druhá část je věnována všem studiím, která kdy student na Mendelově univerzitě v Brně započal. Výpis může obsahovat více studií, a to současná (aktivní a předešlá) úspěšně i neúspěšně ukončená.

Osobní údaje studenta

Většina osobních údajů studenta je přejímána z Přijímacího řízení. Do Studijní evidence se osobní údaje přenesou zápisem studenta do studia. Některé údaje student doplňuje dodatečně.

V levé části je zobrazena fotografie studenta. Pokud není vložena, lze ji doplnit v aplikaci Vkládání fotografií do databáze. Vpravo jsou zobrazeny údaje o studentovi. Uvedeno je jeho jméno a příjmení, případně dřívější nebo rodné příjmení (lze upravit nebo smazat v atributech). Zobrazeny jsou rovněž získané tituly.

Pod jménem studenta je uvedena adresa trvalého pobytu, případně kontaktní adresa nebo adresa do zaměstnání (adresy lze evidovat aplikaci Bydliště uživatele). Je-li student ubytován na kolejích, zobrazuje se jméno koleje, číslo pokoje a datum odkdy je na kolejích ubytován (údaje jsou importovány z kolejního systému). Následuje e-mail (soukromý (externí), není-li evidován, zobrazuje se univerzitní a telefon (obojí lze upravit v atributech). Položka ID představuje identifikační číslo uživatele UIS. Za ní následuje rodné číslo osoby (u cizinců rodný kód) ve variantě s lomítkem i bez lomítka, číslo karty studenta, případně poznámka evidovaná k osobě studenta. Následuje skupina ikon zpřístupňující další aplikace pracující s vybraným studentem. Jejich význam je následující:

  • Prohlížet  - zobrazuje přehled atributů evidovaných u uživatele. Pod přehledem je odkaz k vysvětlení významu jednotlivých atributů. Evidence atributů je dostupná přes ikonu Editovat.

  • Editovat  - umožňuje editaci atributů uživatele.

  • Změna RČ  - slouží ke změně, případně dodatečnému zadání rodného čísla vybraného uživatele.

  • Evidence titulů  – umožňuje evidovat tituly uživatele.

  • Poslat e-mail  – umožňuje sestavit a odeslat studentovi e-mailovou zprávu prostřednictvím e-mailové schránky UIS.

  • Změna adresy  – umožňuje evidovat poštovní adresy zvoleného studenta.

  • Změna příjmení  – slouží ke změně rodinného stavu a změně příjmení s tím související. Rozhodně se zde neopravuje chybně zadané příjmení!

  • Rozvrh studenta  – v průběhu výukové části studijního období zobrazuje osobní rozvrh studenta.

  • Bankovního spojení  - umožňuje přejít do aplikace pro evidenci bankovních účtů zvoleného uživatele.

  • Financování studia  - slouží k evidenci a správě poplatků souvisejících se studiem.

  • Ubytovací stipendia  – informuje o stavu studentovy žádosti o ubytovací stipendium, poskytuje bližší informace o ubytovacích stipendiích a dále umožňuje zjistit stav vyhodnocení žádosti k aktuálnímu dni a vyhodnocení žádosti pro historická období. Studentovi s jiným aktivním bankovním spojením je možné provést změnu bankovního spojení žádosti.

  • Sociální stipendia  – umožňuje evidenci nároků na výplatu sociálního stipendia studentům, kteří splňují podmínky pro jeho poskytnutí.

  • Objednavky studenta  – aplikace zobrazuje všechny objednávky studenta a jejich stav. Je-li uživatel oprávněn objednávky vyřizovat nebo odbavovat, může zde rovněž příslušnou operaci provést.

  • Evidence omluvenek  – umožňuje evidenci omluvenek studenta.

  • Správa karet  - zpřístupňuje aplikaci pro správu a vydávání identifikačních karet.

  • Mapa studií  – zobrazí časovou osu všech studií studenta na vysokých školách, která jsou v UIS evidována.

  • Poznámka  - umožňuje evidovat poznámku k osobě studenta, která se pak zobrazuje v části osobních údajů studenta.

Upozornění u studenta

  • Datová schránka - informuje, zda student má nebo nemá datovou schránku a zda je aktivní.

  • Potvrzení správnosti osobních dat – upozorňuje, že student neprovedl a potvrdil kontrolu svých osobních dat. Tato kontrola se provádí každý akademický rok a při zápisu do zimního semestru by ji měl mít každý student potvrzenu.

  • Závazky ve financování – zobrazuje se v případě, že studentovi bylo vystaveno rozhodnutí o financování studia a současně neuhradil celou stanovenou částku.

  • Závazky vůči knihovně – zobrazuje se v případě, že si student vypůjčil knihy v knihovně univerzity a doposud je nevrátil. Informaci lze využít například při ukončování studia.

  • Zápis do aktuálního semestru – zobrazuje se v případě, že studentovi nebylo ukončeno studium, ale doposud nebyl do aktuálního semestru (období studia) zapsán.

Údaje o studiu

Tato část aplikace zahrnuje informace o všech studiích zvoleného studenta započatých na MENDELU a případných studiích na jiných univerzitách evidovaných v UIS. Je-li student současně zaměstnán na univerzitě, zobrazuje se i jeho pracovní zařazení dle personalistiky.

Studia na Mendelově univerzitě v Brně jsou řazena podle data nástupu od nejnovějšího po nejstarší. Každé studium je doplněno o:

  • identifikaci studia, což je řetězec složený ze zkratky fakulty, studijního programu, oboru, specializace a formy, semestru a odhadnutý ročník studia;

  • ikony pro zobrazení a editaci atributů studia a vložení poznámky ke studiu ;

  • datum nástupu na studium, datum vyřazení a datum ukončení studia. V posledních dvou datech je rozdíl pouze v případě, že je student vyřazen z důvodu nenastoupil po přerušení – jedno z nich je pak menší. Například student přerušil své studium dne 20. 3. 2016 a má evidován předpokládaný konec přerušení 15. 7. 2016. Z přerušení se do studia nevrátil. Po vyřazení ze studia bude termín vyřazení 15. 7. 2016 a termín ukončení studia den, kdy své studium přerušil – 20. 3. 2016. Při úspěšném ukončení studia je automaticky vkládáno datum ukončení studia, které odpovídá datu poslední splněné studijní povinnosti studenta.

  • aktuální stav studia a období, do kterého byl student naposledy zapsán. Je-li toto období starší než aktuální, zobrazuje se u aktivních studií červeně;

  • grafické vyjádření stavu studia – ikona se průběžně mění tak, jak se mění stav studia:

    • student s aktivním studiem;

    • student navržen na vyřazení;

    • student s neúspěšně ukončeným studiem;

    • student s přerušeným studiem;

    • student s úspěšně ukončeným studiem;

    • student na výměnném pobytu.

Dále zde může být uvedena informace o přerušení studia a jeho délce, místo studia nebo studijní skupina. U doktorských studií se zobrazuje jméno školitele a pracoviště doktoranda. U zahraničních studií se vypisuje druh zahraniční dohody, délka nominace, typ studia a zahraniční instituce.

U každého studia jsou prostřednictvím ikonek dostupné další aplikace pracující s vybraným studiem. Aktivní studia poskytují mnohem více aplikací – ikon – než studia neaktivní (např. ukončené studium). Nabídka ikon se může lišit i u jednotlivých typů studia (bakalářské, celoživotní, kurz apod.). Jejich význam je následující:

  • Průběh studia  – umožňuje sledovat údaje o jednotlivých obdobích studentova studia a provádět operace týkající se evidence studia jako jsou záznamy o přerušení, oboru, specializaci, formě, ukončení studia, dále rušení a uznávání předmětů, evidenci registračních poukázek apod.

  • Přehled kurzů  – ikona se zobrazuje pouze u kurzových studií jakožto ektivalent ikony Průběh studia u ostatních typů studií.

  • Tisk dokumentů  – ikony sdružuje tiskové výstupy, které se během studia a po jeho ukončení vydávají studentům.

  • Nesplněné studijní povinnosti  – zobrazuje seznam studijních povinností studenta obsahující mimo jiné hlavně předměty, které student za celé studium úspěšně ukončil a které má ještě studovat.

  • Potvrzení o studiu  – ikona se zobrazuje u aktivních studií a umožňuje tisk potvrzení o studiu. Potvrzení o studiu lze rovněž vytisknout v aplikaci Tisk dokumentů.

  • E-žádosti na studijní oddělení  – zobrazí seznam elektronických žádostí studenta a umožňuje jejich řešení.

  • Přestup mezi programy  – slouží k přestupu studenta mezi různými studijními programy akreditovanými na dané fakultě. Datum přestupu je současně datem ukončení studia na předchozím studijním programu.

  • Zadávání stipendií  – ikona se zobrazuje u aktivních studií a umožnuje zadávat studentovi s aktivním studiem stipendia ruzných typu (prospechová, sociální apod.) za jednotlivé mesíce a pripravovat je k vyplacení.

  • Vyplacená stipendia  – ikona se zobrazuje u ukončených studií a umožňuje zobrazit přehled vyplacených stipendií na daném studiu.

  • Zápis  – umožnuje postoupit studenta do dalšího období jeho studia, sestavit zápisový arch s předměty, které bude studovat, a rozvrhové akce, které bude navštěvovat. Ikona se zobrazuje 60 dní před začátkem období nebo dle nastavení atributu Maximální počet dní pro předčasný zápis do dalšího období v aplikaci Nastavení studijních systémů.

  • Změny v zápise  – umožňuje provádět změny předmětů v zápisovém archu. Změny v zápise lze provádět až poté, co je student zapsán.

  • Přihláška k SZ  – umožňuje přihlásit studenta ke státní zkoušce nebo jeho části, zvolit předměty ze kterých bude státní zkouška probíhat, dále umožňuje studenta ze státních zkoušek odhlásit nebo zobrazit komisi zkoušky.

  • Návrh tématu závěrečné práce  – umožňuje zobrazit studentovo téma závěrečné práce, případně téma práce studentovi vytvořit. Ikona se zobrazuje pouze pokud má student téma práce založené, nebo pokud může studijní referentka téma založit.

  • Závěřečná práce  – zpřístupňuje agendu pro správu závěrečné práce z pohledu studenta, vedoucího práce i oponenta. Veškeré kroky vedoucí k odevzdání práce a posudků by měly provádět zmíněné osoby. Ikona se zobrazuje pouze pokud má student vloženo zadání závěrečné práce, nebo pokud může studijní referentka zadání založit.

  • Prohlídka státních zkoušek  – zobrazuje chronologicky seřazené události, které se vážou způsobem k ukončení studia státní zkouškou se všemi náležitostmi.

  • Prohlížení logu studovaných předmětů  – umožňuje zobrazit operace, které student prováděl při registraci, zápise a při změnách v zápise s jednotlivými předměty. Ikona je zobrazována pouze uživatelům s oprávněním stud-predm-log-a.

  • Úložiště dokumentů  – poskytuje přístup k dokumentům evidovaným ke zvolenému studiu v elektronickém úložišti dokumentů.

  • Studijní výjezd  – umožnuje evidenci studentových výjezdů nebo stáží, včetně stavu výjezdu (student na výjezdu, ukončený výjezd), možnosti vložení dat skutečného odjezdu a návratu, dopočtu přeplatku nebo nedoplatku stipendia a tisku finanční dohody a dodatku k finanční dohodě.

  • Ocenění  – umožňuje udělování a evidenci ocenění studenta. Pokud se ikona nezobrazuje, nejsou ocenění definována v aplikaci Evidence typů ocenění.

Má-li student evidováno další studium na jiné fakultě MENDELU, studijní referentce je o tomto studiu podána pouze základní informace a není jí umožněna editace.

Informace o studiích na jiných vysokých školách jsou přebírány z matriky studentů (SIMS) a jsou platné k datu posledního sběru. Informace jsou zjišťovány pro studenty, kteří studují na MENDELU a o jejichž studiu na MENDELU jsou informace zaneseny v SIMS z minulého sběru. Proto typicky u studentů prvních ročníků před prvním sběrem není možné tyto informace znát. Kromě fakulty, na které student studoval, je přístupná informace o studijním programu, typu studia, datu nástupu a vyřazení ze studia, stavu studia a získaném titulu. Pokud je u studia evidováno přerušení, lze kliknutím na ikonu ve sloupci Přerušení zobrazit podrobnosti.